Muchos coworkings y centros de negocios tienen salas que los socios llenan el martes por la mañana y nadie pisa el jueves por la tarde. Rentabilizar tus salas de reuniones pasa por alquilar esas horas a quien nunca será socio: una abogada que recibe clientes dos tardes por semana, un formador con un curso de un día, una empresa que hace entrevistas en tu ciudad. Aquí va cómo hacerlo, uses la herramienta que uses.
Qué salas y qué horas abrir a externos
Abre las horas que tus socios no usan y protege las que se disputan. Un mes de reservas te dirá cuáles son.
- Socios primero en hora punta. Si las salas se llenan de 10 a 14 y de 16 a 18, guarda una para socios en esas franjas y vende las demás.
- Externos en los huecos. La hora de comer, los viernes por la tarde, los sábados y, si tus socios hacen jornada intensiva, las tardes de verano.
- El externo paga más. Si cualquiera reserva a precio de socio, regalas uno de los motivos para hacerse socio.
Quién alquila una sala o un despacho por horas
Escribe la ficha de cada sala para quien necesita sala, pero no oficina:
- Coaches, mediadores y abogados: un despacho tranquilo, a menudo la misma franja cada semana. Les importa más el silencio que la pantalla.
- Formadores: una sala grande media jornada o el día entero, con pantalla, pizarra y el café resuelto.
- Equipos de empresas sin oficina en tu ciudad: llegar, enchufar, trabajar y volver el trimestre siguiente.
- Profesores particulares, asociaciones y comunidades de vecinos: tardes y sábados, las horas que dejan libres tus socios.
Precio a la vista y cobro al reservar
Dale a cada sala una página con fotos reales, capacidad, equipamiento y precio por hora, media jornada y jornada, con las horas libres a la vista y la reserva ahí mismo.
Cobra al reservar. Facturar después a un desconocido es perseguir el pago, y si reservar no cuesta nada, no presentarse tampoco. Te pedirán factura igual, pero no irás detrás del dinero.
No pidas un día de antelación. Mucha gente busca sala la misma mañana que la necesita, y exigir 24 horas las pierde todas.
Escribe la norma de cancelación una vez y enséñala antes del pago: por ejemplo, devolución completa hasta 48 horas antes. Un autónomo o una empresa que alquila para trabajar no es consumidor, porque la ley protege a quien actúa con un propósito ajeno a su profesión o negocio, y con ellos mandan sobre todo tus condiciones. Con un particular, o una asociación o comunidad de vecinos sin ánimo de lucro, una indemnización desproporcionadamente alta por no cumplir es abusiva. Esto es información general, no asesoramiento legal.
Llegada, acceso y margen entre reservas
Quien no ha estado nunca necesita saber, antes de salir: la dirección, la puerta, quién le abre, la wifi y a qué hora debe quedar libre la sala. Ponlo en la confirmación, y que a quien viene por primera vez lo reciba alguien de tu equipo, no un socio.
Deja margen entre reservas, porque siempre hay quien llega antes y quien se alarga. Con diez o quince minutos ventilas y recoges: o las reservas acaban a menos diez, o dejas un cuarto de hora sin vender. Si por la tarde no queda nadie en el centro, vende esas horas solo a clientes conocidos.
Que te encuentren: cómo anunciar tu sala
Quien busca sala escribe "alquiler sala de reuniones" o "despacho por horas" y su ciudad.
- Tu Perfil de Empresa en Google. Sube fotos de cada sala y, en Reserva, añade el enlace a tu página de reservas.
- Tu web. Una página por sala con capacidad, precio y botón de reservar, con las palabras que se buscan: sala de reuniones, sala de formación, despacho por horas.
Una plataforma de alquiler de espacios puede traerte los primeros clientes a cambio de una comisión; los que repiten, mejor en tu página.
Que vuelva quien reservó una vez
- Ofrece una franja fija. El mediador que ha reservado tres jueves seguidos quiere el jueves guardado: resérvaselo tú cada semana.
- Un código para las horas flojas. Un descuento a la hora de comer o el viernes por la tarde llena lo que iba a quedar vacío.
- Premia al habitual. Una hora gratis tras diez reservas te cuesta una hora que probablemente no ibas a vender.
- Escribe a quien dejó de venir. El formador que reservaba cada mes y lleva dos sin aparecer puede que simplemente se haya olvidado de ti.
Hacerlo con Tuora
Tuora le da a tu espacio su propia página de reservas, que enseña solo las salas y horas libres, con las fotos de cada una y precios que cambian según el día, la hora y la duración. El externo paga online al reservar, completo o con señal, en tu propia cuenta de Stripe, y si cancela fuera de plazo, no se le devuelve. Puedes guardar a un habitual su franja semanal y mandar ofertas a nuevos, habituales o a quien dejó de venir. Más sobre cómo funciona para coworkings.
Puedes probarlo antes de hablar con nadie: reserva una sala por horas en nuestro coworking de demostración y mira la reserva desde su panel.