Para saber cuánto cobrar por una sala de reuniones, divide lo que te cuesta la sala en un año entre las horas que de verdad vas a vender, añade tu margen y comprueba que el resultado cabe en tu zona. Luego ordena tres tarifas, hora, media jornada y jornada, de forma que reservar más tiempo nunca salga más caro por hora.
Las horas que de verdad puedes vender
El error más común es dividir entre todas las horas que la sala está abierta. Abierta de 9:00 a 19:00 entre semana, tiene unas 2.500 horas al año, y no vas a venderlas todas. Usa la ocupación que te dan tus propias reservas; si aún no la tienes, parte de un 30% y corrígelo a los tres meses.
Supón que tu sala de ocho personas te cuesta 7.500 € al año: su parte del alquiler y los suministros, la limpieza entre reuniones, la pantalla y el café. Con un 30% de uso vendes 750 horas, unas tres al día, y cada una te cuesta 10 €. Ese es tu suelo. Si además quieres que la sala te deje 7.500 € de beneficio, necesitas una media de 20 € por hora vendida.
Lo que se cobra en tu zona
Busca cinco o seis salas parecidas cerca de la tuya y apunta de cada una tres cosas: los precios por hora, media jornada y jornada; si llevan IVA o no; y qué incluyen (pantalla, café, pizarra). Sin esas tres columnas comparas cosas distintas.
La escalera: hora, media jornada y jornada
Dos reglas: reservar más tiempo nunca puede salir más caro por hora, y la media jornada tiene que costar más que las tres horas sueltas que la gente compraría en su lugar; si no, quien necesita tres horas reserva cuatro y te bloquea la sala.
Con 25 € la hora, una escalera razonable sería:
- 1 hora: 25 €.
- Media jornada (4 horas): 85 €, es decir, 21,25 € la hora. Tres horas sueltas costarían 75 €.
- Jornada (8 horas): 150 €, 18,75 € la hora.
Escribe cuántas horas son tu media jornada; es lo primero que te van a preguntar.
Horas punta y horas tranquilas
Tus reservas de los últimos tres meses te dicen qué horas se llenan. Con dos precios basta: el normal para las horas con demanda y uno más bajo para las que no, por ejemplo 20 € la hora antes de las 10:00 y después de las 17:00.
No exijas reservar con un día de antelación. Muchas salas se reservan la misma mañana, y una tarde tranquila vendida a las 12:00 vale más que una sala vacía.
Socios y clientes de fuera
Tus socios ya te pagan cada mes; dales ventaja donde no te cuesta, con unas horas incluidas en la cuota o un precio más bajo en horas tranquilas. En un espacio privado, si los socios reservan gratis las mañanas de martes, el cliente que paga el precio entero encuentra la sala ocupada. Pon un límite de horas incluidas al mes.
Con IVA o sin IVA
Cuando reserva una empresa o un autónomo para trabajar, suele deducirse el IVA, y anunciar "25 € + IVA" es lo habitual. Con particulares cambia: la ley de consumidores exige darles el "precio final completo, incluidos los impuestos" (artículo 20 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores), y es consumidor quien actúa con un propósito ajeno a su actividad empresarial o profesional (artículo 3). Una familia o un grupo de estudio lo son. Con el IVA general del 21%, 25 € + IVA son 30,25 €. Si tienes los dos tipos de cliente, enseña las dos cifras, sin IVA y con IVA. Con empresas, lo que manda es sobre todo lo que digan tus condiciones.
Esto es información general, no asesoramiento legal ni fiscal.
Hacerlo con Tuora
Tuora da a tu espacio su página de reservas, que solo enseña las salas libres de verdad. El precio puede cambiar con el día, la hora y la duración, así que la hora, la media jornada y la jornada tienen cada una el suyo, por sala o por persona. Las reglas de reserva fijan la duración mínima y las horas de inicio en cada franja. El cliente paga online al reservar, entero o una señal, en tu propia cuenta de Stripe, y tu equipo apunta las reservas por teléfono en el mismo calendario. Más sobre espacios de coworking.
Pruébalo antes de hablar con nadie: reserva una sala en nuestro coworking de demostración y mírala luego desde su panel.